Anfrage
Gerechnet wird über Ihre mobile Cocktailbar mit vier Dingen: Anlass · Datum · Ort · ungefähre Gästezahl.
Dazu Ihr Name und Ihre E-Mail, damit die Antwort ankommt. Mehr nicht. Straße und Hausnummer dürfen Sie gleich mit eintragen, wenn die Location schon feststeht — nötig sind sie jetzt noch nicht. Alles Weitere klären wir danach, und vieles davon wissen Sie zum Zeitpunkt der Anfrage selbst noch nicht — die endgültige Gästezahl, den genauen Ausschankbeginn, ob es am Ende Cocktails oder eine Kaffeebar wird.
Nach dem Absenden fragen wir Sie auf einer zweiten Seite nach dem, was ein Angebot genauer macht: Budgetrahmen, Ausweichtermin und was Sie an Getränken, Kaffee, Waffeln, Equipment oder Fotobox dabeihaben möchten. Alles freiwillig. Ihre Anfrage ist zu dem Zeitpunkt schon bei uns — Sie können die zweite Seite also auch einfach schließen. Warum der Budgetrahmen trotzdem hilft, steht weiter unten.
Die Anfrage kostet nichts und verpflichtet zu nichts. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden — auch dann, wenn der Termin bei uns schon vergeben ist.
Ihre Angaben
Vier Felder sind freiwillig, sie stehen so da. Sechs brauchen wir. Auf den Punkt genau sein muss dabei nichts: Die Gästezahl darf eine Spanne sein, der Tag der wahrscheinliche. Ändern lässt sich später alles.
Was Sie nicht angeben müssen
Genau sein muss keine Angabe. Die Gästezahl darf eine Spanne sein, der Tag der wahrscheinliche, die Uhrzeit ein Ungefähr — wir rechnen lieber einmal neu, als von falschen Angaben auszugehen. Und ob am Ende Cocktails, Spritz oder eine Kaffeebar daraus wird, entscheidet sich häufig erst im Gespräch. Danach fragt das Formular deshalb gar nicht erst, genauso wenig wie nach Ihrem Budget: Das steht auf der zweiten Seite und ist auch dort freiwillig.
Auch die genaue Anschrift dürfen Sie weglassen. Straße und PLZ sind freiwillig — für die Frage, ob wir an dem Tag hinkommen und was die Anfahrt kostet, genügt uns der Ort. Wer die Location noch sucht, kann also trotzdem anfragen.
Was dagegen früh hilft, weil es die Wahl der Bar bestimmt: Zufahrt, Stockwerk, Aufzugsmaß und die Frage, ob drinnen oder draußen ausgeschenkt wird. Draußen gehört aus Hygienegründen eine Überdachung über die Bar — bei den zerlegbaren Modellen ein Pavillon, 3 × 4,5 Meter und B1-zertifiziert schwer entflammbar. BarWagen und AnpassBarWagen brauchen keinen: Bei beiden ist der Anhänger selbst überdacht.
Was danach passiert
Wir sehen uns Ihre Angaben an und melden uns mit einem konkreten Vorschlag. Darin steht:
Warum die Aufbauzeit eine so weite Spanne ist: eine kleine Bar im Erdgeschoss mit Zufahrt vor der Tür steht in 45 Minuten. Kommen Kühlung, Pavillon, Stehtische und Technik dazu, führt der Weg über einen Innenhof oder in den ersten Stock, dann wird anderthalb Stunden daraus. Der Abbau dauert 30 bis 45 Minuten, ebenfalls je nach Umfang. Die XXL AnpassBar liegt darüber: 60 Minuten bis zwei Stunden.
Wenn uns etwas unklar ist, fragen wir vorher nach, statt an Ihrer Veranstaltung vorbeizurechnen. Das betrifft meistens die Zufahrt, den Stromanschluss oder die Frage, wie lange ausgeschenkt werden soll.
Wie es danach weitergeht, beschreibt eine Kundin besser als wir:
Man fühlt sich von Anfang an gut aufgehoben, die Kommunikation funktioniert reibungslos und lösungsorientiert. Während der Veranstaltung sind wirklich Top-Leute vor Ort, die entscheidend zum Erfolg der Veranstaltung beitragen. Und auch die ‚Nachsorge' ist super.
Was von Ihnen kommt, ist überschaubar
- Eine ebene Fläche
- Eine Steckdose — sagen Sie uns, wie weit sie weg ist, das Kabel packen wir entsprechend ein
- Der Zugang zum Aufstellort
Alles andere bringen wir mit — Bar, Barkeeper, Gläser, Eis, Kühlung, Spirituosen, frische Früchte und Kräuter. Und wir nehmen es wieder mit.
Das Budgetfeld: freiwillig, und Sie bestimmen, was Ihre Zahl bedeutet
Das Feld für Ihren Budgetrahmen steht auf der zweiten Seite, also nach dem Abschicken. Es ist kein Pflichtfeld. Ohne Angabe bekommen Sie ein Angebot, mit Angabe bekommen Sie ein passenderes, und zwar beim ersten Mal.
Dass es erst danach kommt, ist Absicht. Zu dem Zeitpunkt liegt Ihre Anfrage schon bei uns und wird beantwortet. Die Zahl entscheidet also über nichts mehr — sie macht nur den ersten Vorschlag genauer.
Sie sagen uns zuerst, wie wir die Zahl lesen sollen. Vor dem Betrag steht die Frage, was er bedeutet: eine Obergrenze, unter der wir bleiben, oder ein Anhaltspunkt, zu dem wir Ihnen auch zeigen, was darunter und darüber möglich ist. Damit geben Sie keine Verhandlungsposition preis, sondern eine Planungsanweisung. Ohne weitere Angabe behandeln wir Ihre Zahl als Obergrenze.
Ein Rahmen wird bei uns nicht ausgeschöpft, weil er dasteht. Kommt Ihre Feier mit weniger aus, steht der niedrigere Betrag im Angebot. Geht Ihre Vorstellung in dem Rahmen nicht auf, sagen wir es Ihnen im ersten Angebot und nicht im dritten — zusammen mit dem, was in dem Rahmen geht. Woran wir dafür drehen, steht offen unter was eine mobile Cocktailbar kostet: Zahl der Barkeeper, Zahl der Ausgabestellen, Umfang der Karte, Dauer des Ausschanks, Bildschirm statt gedrucktem Branding.
Wenn Sie noch keine Vorstellung haben, ist das der Normalfall. Die meisten buchen so etwas einmal. Dafür gibt es die dritte Antwort: „Ich habe noch keine Zahl." Sie bekommen dann einen Vorschlag in zwei bis drei Stufen, und daran lässt sich ein Budget leichter festmachen als umgekehrt. Statt nach einer Summe fragen wir Sie dann nach etwas, das Sie beantworten können — welche Rolle die Bar an dem Tag spielen soll:
- Getränke für alle, unkompliziert.
- Eine Cocktailbar mit Auswahl über den ganzen Abend.
- Oder die Bar als Mittelpunkt, lange geöffnet und mit großer Auswahl.
Bei geschäftlichen Anfragen kommt eine Zeile dazu. Sie können ankreuzen, dass der Betrag intern noch nicht freigegeben ist. Eine Zahl zu nennen ist dann keine Zusage, und die Bindefrist des Angebots richten wir nach Ihrer Freigabe.
Wie lange ein Angebot gilt
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14 Tagein der Regel
Vereinbart, nicht vorgegeben
Die Bindefrist vereinbaren wir, normalerweise sind es 14 Tage. Je nach Terminlage kann sie kürzer oder länger ausfallen — bei Samstagen in der Hauptsaison, die erfahrungsgemäß schnell vergeben sind, eher knapper.
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längerauf Zuruf
Wenn intern noch jemand zustimmen muss
Sagen Sie uns, wenn Sie mehr Zeit brauchen, weil intern noch jemand zustimmen muss. Das lässt sich fast immer einrichten — solange wir es wissen, bevor die Frist abgelaufen ist. Haben Sie auf der zweiten Seite angekreuzt, dass der Betrag noch nicht freigegeben ist, richten wir die Frist von vornherein nach Ihrer Freigabe.
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danachAbrechnung
Freier Ausschank, Bons oder Bändchen
Abgerechnet wird per Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer — wahlweise als freier Ausschank, über Bons oder über Bändchen.
Wenn Sie den Konfigurator benutzt haben
Dann kennen wir Modell, Oberfläche und Motiv schon. Die Angaben aus dem Konfigurator kommen mit der Anfrage bei uns an, Sie tragen nichts doppelt ein.
Dafür gibt es den Konfigurator: Sie sehen die Vorschau am Bildschirm und können den Link an alle weitergeben, die mitentscheiden — Marketing, Geschäftsführung, Betriebsrat, Brauteltern.
Aus der Vorschau wird später die Druckdatei. Ob ein Motiv über die volle Frontbreite trägt, sehen wir uns vorher an und sagen es Ihnen, bevor produziert wird.
Auf allen fünf AnpassBar-Modellen lässt sich Ihr Logo hinterleuchten, nicht nur bedrucken. Dafür lohnt sich ein Blick auf die Vorlage: Ein großes, vollflächig bedrucktes Motiv wirkt hinterleuchtet deutlich besser als ein Logo auf einfarbigem Grund. Bei HolzBar und BarWagen leuchtet stattdessen der Hirschstadl-Schriftzug.
Wer ihn nicht benutzt hat, verliert nichts. Die Auswahl unter den sieben Barmodellen treffen wir genauso gut im Gespräch — häufig kommt dabei ein anderes Modell heraus als der erste Gedanke, weil die Fläche vor Ort etwas anderes verlangt.
Aus der Vorschauwird später die Druckdatei
Wie früh Sie anfragen sollten
Es gibt zwei Fristen, die feststehen, und eine, die vom Kalender abhängt.
- BildschirminhalteWas auf dem Bildschirm des AnpassBarWagens oder des BarWagens läuft, lässt sich kurzfristig tauschen — Begrüßung, Produktfilm, Programmpunkt, Logo.wenige Tage
- Gedrucktes BrandingBarfront, Becher, Gläser, Servietten, Strohhalme, Flaschenöffner, Stehtischhussen und Bierkrüge. Sagen Sie uns bis dahin, dass gedruckt werden soll — wir schicken Ihnen die Druckmaße für Ihr Modell.spätestens 4 Wochen vorher
- DruckfreigabeVor dem Druck bekommen Sie eine Ansicht am Bildschirm, auf der Ihr Motiv auf der Bar zu sehen ist. Die geben Sie frei, erst danach wird produziert.spätestens 14 Tage vor dem Termin
- Der Termin selbstSamstage in der Hauptsaison sind schnell vergeben, ebenso die Wochen vor Weihnachten.je früher, desto mehr Auswahl
Gedrucktes Branding: Bescheid spätestens vier Wochen vor dem Termin. Das gilt für die Barfront, für Becher, Gläser, Servietten, Strohhalme, Flaschenöffner, Stehtischhussen und Bierkrüge. Dazwischen liegt die Freigabe: eine Ansicht am Bildschirm, auf der Ihr Motiv auf der Bar zu sehen ist — spätestens 14 Tage vor dem Termin. Wer die Bar im Firmendesign will, fragt also nicht drei Wochen vorher an.
Eine Entscheidung fällt dabei schon vor der Produktion, weil die Menge daran hängt: Werden die gebrandeten Artikel zum Give-away — dann nehmen die Gäste sie mit, und wir sagen es ihnen an dem Abend deutlich —, oder gibt es eine Rücknahme, dann reinigen wir sie und lagern sie für den nächsten Einsatz ein.
Kurzfristig geht trotzdem oft etwas; dann entscheidet der Kalender und nicht der Wunsch. Fragen Sie in dem Fall lieber an, als es zu lassen — im schlechtesten Fall erfahren Sie schnell, dass der Tag belegt ist.
Eines noch zur Anfahrt: Unsere drei Lager liegen westlich und südlich von München. Rosenheim und der Chiemsee liegen damit am östlichen Rand unseres Gebiets — dort lohnt es sich, besonders früh anzufragen.
Was Sie vor der Anfrage noch klären können — Fläche, Zufahrt, Strom, drinnen oder draußen —, steht in der Planung, inklusive Checkliste.
Lieber telefonieren
0157 73448899 — Montag bis Samstag, 8:00 bis 20:00 Uhr
info@hirschstadl.de
Manches ist in drei Minuten besprochen und in einem Formular umständlich. Wenn wir gerade auf einer Veranstaltung stehen, rufen wir zurück.
Unsere Anschrift: Mozartstraße 22, 82319 Starnberg-Söcking. Losgefahren wird von drei Standorten mit eigenem Lager — Starnberg, Eresing im Landkreis Landsberg und Geretsried im Isartal. Deshalb reicht das Gebiet von Augsburg bis zum Chiemsee und von Freising bis Bad Tölz.
Dazwischen liegen München und Weilheim — und am östlichen Rand Rosenheim.