Die sechs Fragen, die vor jeder Zusage geklärt werden

Fläche, Personal, Aufbau, Strom, drinnen oder draußen, Licht. Jede Frage hat unten einen eigenen Abschnitt mit den Zahlen dazu.

Wo etwas vom Ort abhängt, steht das ausdrücklich dabei. Geklärt wird es dann vor der Zusage, nicht danach.

Eine Kundin, bei der sich vor dem 50. Geburtstag noch einiges verschoben hat:

Einfach professionell von Anfang bis Ende! Zum 50. Geburtstag meines Freundes geplant, gebucht, was neu dazu gebucht, Standort geplant, umgeplant... --> alles perfekt und unkompliziert! Super schnelle und einfache Kommunikation mit Kobi und seinem Team! Die Barkeeperinnen sehr freundlich, schnell, zuverlässig, kurz: super! Es hat einfach alles gepasst!

Janine H., August 2023Google-Rezension im Wortlaut, Schreibweise unverändert

45–90Minuten Aufbau, je nach UmfangAbbau 30 bis 45 Minuten
250Gäste an einer AnpassBarmit vier Barkeepern
1HaushaltssteckdoseFI und Kabel bringen wir mit

Die Bar allein in einem großen leeren Saal mit Parkettboden, davor viel freie Fläche, hinter ihr eine helle Vorhangwand

Der BarWagen mit geöffneter Klappe auf einer Kiesauffahrt zwischen einem Ziegelbau und einer Scheune

Drei Teammitglieder schieben einen Rollwagen mit gestapelten Transportkisten über die Ladeklappe aus dem Transporter

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Passt die Bar auf die Fläche — und durch den Weg dorthin?

Oft entscheidet der Weg zum Aufstellort, nicht die Fläche: Die kleinste Bar ist 1,30 m breit, alle Bars sind zerlegbar und passen in den Aufzug.

Die Tiefe ist ein Mindestmaß, kein Wunschmaß. Bei der AnpassBar sind in den 1,50 Metern der Arbeitsplatz des Barkeepers bereits eingerechnet.

Die zerlegbaren Modelle kommen fast überall hin. AnpassBar, mini AnpassBar, XXL AnpassBar, HolzBar und AnpassBar auf Rollen werden für den Transport in mehrere Teile zerlegt. Engstellen im Eingangsbereich und der Transport per Aufzug sind dadurch kein Thema; auf die Dachterrasse kommt die AnpassBar ebenfalls, solange ein Aufzug im Haus ist.

Die beiden Wagen kommen auf eigenen Rädern. AnpassBarWagen und BarWagen werden gezogen, deshalb brauchen sie eine Zufahrt bis zum Standplatz. Nennen Sie uns Torbreite und Untergrund, dann sagen wir vorher, ob es passt.

Alle sieben Modelle mit Maßen

Deshalb die Maße zuerst:

Sechs Modelle mit Maßen, Besetzung und Gästezahl
Modell	Maße	Barkeeper	Gäste
mini AnpassBar	1,30 m breit	1–2	intime Feiern
AnpassBar	1,70 m breit 1,50 m tief	1–3	30–250
XXL AnpassBar	bis 26,4 m teilbar auf mehrere Ausgabestellen	3–25	Großveranstaltungen
HolzBar	1,80–1,90 m breit 1,60 m tief	1–3 bei größeren Feiern 4–5	30–250
AnpassBarWagen	4,5 m lang mit Deichsel 6 m · 2,15 m tief · 2,8 m hoch	2–5	bis 1.500
BarWagen	3 m plus 1,2 m Deichsel	—	—

Dazu kommt die AnpassBar auf Rollen: dieselben Oberflächen, aber während der Veranstaltung versetzbar — etwa vom Empfang draußen an den Abendplatz drinnen. Welches Modell zu welcher Fläche gehört, steht im Vergleich aller sieben Barmodelle.

AnpassBar drinnen, Team hinter der Theke

Drei Barkeeper in schwarzen Hirschstadl-Hemden nebeneinander hinter der weißen Bar, davor die dicht besetzte Flaschenreihe

Drei Teammitglieder hinter dem BarWagen bei Nacht, der Schriftzug auf der Front leuchtet rot, dahinter die beleuchtete Flaschenwand

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Wie viele Barkeeper braucht diese Gästezahl?

An der AnpassBar arbeiten 2 bis 5 Barkeeper; bei 250 Gästen mit kleiner Karte sind es vier. Entscheidend ist die Karte: Mit der ganzen Cocktailkarte ist dieselbe Bar bei etwa 150 Gästen ausgelastet, darüber kommt eine zweite Bar oder eine längere Theke. Das ist der Anker, an dem sich alles andere ausrichtet.

Darüber wird erweitert: 4 bis 12 Barkeeper an einer verlängerten Bar, oder mehrere Ausgabestellen, verteilt über die Fläche. Bei der XXL AnpassBar arbeiten 3 bis 25 Barkeeper nebeneinander, am AnpassBarWagen 2 bis 5 für bis zu 1.500 Gäste. Insgesamt reicht die Spanne von 20 bis 2.500 Gästen.

Mehrere Ausgabestellen sind ab einer gewissen Fläche das bessere Mittel als mehr Personal an einer Theke — sie verteilen die Gäste über das Gelände, statt sie an einem Punkt zu sammeln.

Servicekräfte rechnen sich getrennt. Sie übernehmen Tische, Empfang und Gläserlogistik und sind nicht dasselbe wie ein Barkeeper. Die Unterscheidung steht unter Servicekräfte mieten und Barkeeper mieten.

Personal ist immer dabei. Zur Selbstbedienung geben wir keine Bar heraus.

Was ein Barkeeper an der Theke leistet

Ein Teammitglied kniet vor der Bar und wischt die Holzfront mit einem Tuch ab, daneben liegen noch Tabletts auf der Theke

Drei aneinandergestellte Bareinheiten mit hinterleuchteter Steinfront in einer hellen Halle mit Fensterfront, vier Teammitglieder richten die Flaschen her

Der BarWagen mit hochgeklappter Seitenklappe vor einer Ziegelwand, das Glasregal bestückt, rechts die Kreidetafel mit der Karte

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Wie lange dauert der Aufbau?

45 Minuten bis anderthalb Stunden Aufbau, 30 bis 45 Minuten Abbau. Beides ist im Service enthalten.

Die Spanne ist keine Unschärfe, sondern der Umfang: eine Bar mit Grundausstattung liegt unten, eine Bar mit Kühlung, Technik, Stehtischen, Pavillon und zweiter Ausgabestelle oben. Sagen Sie uns, ab wann ausgeschenkt werden soll — wir planen rückwärts und stehen fertig, bevor der erste Gast kommt.

Die XXL AnpassBar braucht je nach Umfang 60 Minuten bis zwei Stunden. Sie wird aus mehreren Teilen zusammengesetzt, und die Länge der Reihe entscheidet.

Voraussetzung ist ein gut zugänglicher Veranstaltungsort. Ist der Zugang schwieriger — enge Treppen, weite Wege, kein Aufzug —, braucht beides entsprechend länger, und wir planen das Zeitfenster größer.

Was wir dafür von Ihnen brauchen: ein Anlieferfenster und, falls es eine gibt, die Nummer von Hausmeister oder Sicherheitsdienst. In Bürohäusern und Hotels ist die Anlieferzeit oft der eigentliche Engpass.

Losgefahren wird von drei Standorten mit eigenem Lager — Starnberg, Eresing im Landkreis Landsberg und Geretsried im Isartal. Deshalb ist die Anfahrt selten das Nadelöhr; die Anlieferzeit vor Ort ist es häufiger.

Ein Pavillon steht zusätzlich in unter einer Minute, aufgebaut von zwei Personen. Auf ein Messegelände fahren wir zu jeder Uhrzeit, zum Ausladen steht eine Stunde zur Verfügung; die Standparty selbst beginnt normalerweise ab 18 Uhr, früher nach Absprache.

Wir bauen für Sie auf und nach dem Termin wieder ab.

Warum Auf- und Abbau nichts extra kosten

Mit Kaffeemehl gefüllter Siebträger unter der Brühgruppe einer verchromten Espressomaschine, darüber das Manometer mit rotem Zeiger

Elektrische Kaffeemühle mahlt in den Siebträger, eine Hand hält ihn am Holzgriff darunter, rechts daneben die Espressomaschine

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Wie weit ist es bis zur nächsten Steckdose?

Das ist die einzige Frage, die wir zum Strom stellen. Der Anschluss muss nicht neben der Bar liegen — sagen Sie uns die Strecke, dann kommt das Kabel in der Länge mit, die sie hergibt.

Für die Kaffeebar rechnen wir mit 230 V und 16 A. Siebträgermaschinen ziehen mehr als eine Cocktailstation.

Bei mehreren Ausgabestellen sprechen wir die Stromkreise vorher ab. Kühlung, Beleuchtung und Ton am selben Kreis sind der klassische Punkt, an dem es eng wird — und der einzige, den man vorher sauber trennen kann.

Wasser ist der Punkt, an dem die wenigsten scheitern. Ein Anschluss ist von Vorteil, notwendig ist er nicht — vorhandene Spülmöglichkeiten nutzen wir mit.

Für die Fläche drumherum brauchen Sie gar keinen Strom. Die LED-Akku-Strahler laufen über 14 Stunden ohne Verkabelung.

Technik, Strom und Ton im Detail

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Drinnen oder draußen?

Beides. Drinnen brauchen die Bars eine ebene Fläche und einen Weg dorthin, draußen kommt aus Hygienegründen eine Überdachung dazu: der Pavillon mit 3 × 4,5 m, B1, regenfest. Der BarWagen braucht keinen, er ist selbst überdacht.

Drinnen

Wohnzimmer, Konferenzraum, Foyer, Halle. Für Teppich und Parkett können wir schützende Unterlagen mitbringen — sagen Sie uns bei der Anfrage, worauf die Bar stehen soll. Zu klären sind Türbreite, Deckenhöhe und Aufzugsmaß — sagen Sie uns die Zahlen, dann ist es vor der Zusage erledigt.

Weißer Faltpavillon über der HolzBar in einem Hof, dahinter ein Barkeeper, rechts die Kreidetafel mit Cocktails und Longdrinks

Draußen

Garten, Hof, Terrasse, Dachterrasse. Überdacht muss die Ausgabe im Freien immer sein, und zwar aus Hygienegründen, nicht wegen der Wettervorhersage. Wird eine zerlegte Bar draußen aufgebaut, übernimmt das ein Pavillon: Unsere messen 3 × 4,5 Meter, gibt es in Weiß und Schwarz, sind kombinierbar und B1-zertifiziert schwer entflammbar. Sie gehören zum Leih-Equipment und werden bei der Anfrage mitgeplant. Für die beiden Wagen aus der Tabelle weiter oben entfällt dieser Posten — sie stellen ihre Ausgabe unter das eigene Wagendach.

Im Winter draußen Für Wärme an der Fläche haben wir die Feuerschale. Heizstrahler bieten wir nicht an.

Fläche prüfen lassen

Reihe von Stehtischen mit weißen Hussen in einer Halle mit Fensterfront, zwei davon von innen orange beleuchtet

Zwei aneinandergestellte Bareinheiten mit gelb leuchtender Front im Glasatrium eines Bürogebäudes bei Nacht, vier Barkeeperinnen dahinter, der Steinboden davor leuchtet gelb mit

Die hinterleuchtete Ziegelfront der Bar im Festzelt bei Nacht, rechts daneben die Getränkekarte auf einer Staffelei

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Wird es hell genug?

Jede Bar hat integriertes Licht. Indirekte Beleuchtung, fest eingebaut, kostenfrei. Sie ist auf die Arbeit hinter der Theke ausgelegt und trotzdem partytauglich.

Auf allen fünf AnpassBar-Modellen lässt sich Ihr Logo hinterleuchten, nicht nur bedrucken. Bei HolzBar und BarWagen leuchtet stattdessen der Hirschstadl-Schriftzug: das Holz hat einen Ton, und das Logo auf der Front leuchtet.

Für die Vorlage gilt eine Regel. Ein großes, vollflächig bedrucktes, nicht einfarbiges Motiv wirkt hinterleuchtet deutlich besser als ein Logo auf einfarbigem Grund. Wie das am Abend aussieht, sehen Sie im Konfigurator, ausführlich steht es unter Bar-Branding.

Die Fläche drumherum ist die eigentliche Frage. Dafür gibt es LED-Akku-Strahler: RGBW, das ganze sichtbare Farbspektrum per Fernbedienung, über 14 Stunden Laufzeit, buchbar in 10er-Paketen bis 60 Stück, mehr auf Anfrage. Damit lassen sich einzelne Bereiche hervorheben oder Räume optisch trennen.

Firmenfarben gehen. Die weißen Stehtischhussen lassen sich mit den Strahlern in jede Farbe stellen, also auch in Ihre. Sound und Mikrofon stehen unter Veranstaltungstechnik.

Licht für die Fläche drumherum

nach den sechs Fragen kommt der Ablauf

Der Zeitplan des Abends

Damit wir uns einstellen können, brauchen wir nicht nur die Uhrzeit, ab der ausgeschenkt wird, sondern den groben Ablauf: Begrüßung, Essen, Reden, Musik.

Wenn ein Programmpunkt dazukommt, ist er zeitlich klar umrissen:

20 bis 90 MinutenMojito Challenge — 5 bis 60 Teilnehmer je Durchgang
20 bis 90 MinutenGin Tasting — 5 bis 60 Teilnehmer je Durchgang
20 bis 180 MinutenCocktailschulung, anpassbar
50 bis 55 MinutenMobiler Escape Room, Zeitreise 2145 — reine Spielzeit, 5 bis 20 Personen je Durchlauf
90 MinutenMobiler Escape Room, Cyber Breach — für mehrere Teams gleichzeitig
ohne feste DauerSektempfang — wir passen uns Ihrem Zeitplan an

Danach bleibt die Bar geöffnet — dieselbe Mannschaft, dieselbe Station, andere Karte. Ein Vergleich der Formate steht unter Teambuilding-Ideen.

Drei Wege, den Ausschank abzurechnen

Drei Wege, alle über Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer:

Die drei Abrechnungswege nebeneinander
Weg	Obergrenze	So läuft es an der Bar
Freier Ausschank	keine	Alle Gäste bestellen ohne Begrenzung, abgerechnet wird nach tatsächlichem Verbrauch an Sie.
Bons	Damit steht die Obergrenze vorher fest.	Jeder Gast bekommt Verzehrgutscheine, an der Bar wird eingelöst.
Bändchen	der vorher vereinbarte Rahmen	Ein Bändchen je Gast, freier Ausschank innerhalb des vereinbarten Rahmens. Bei Veranstaltungen mit Jugendschutz arbeiten wir mit zwei Farben.

An der Theke wird weder bar noch mit Karte kassiert Woraus sich ein Angebot rechnerisch zusammensetzt — Gästezahl, Dauer, Getränkeauswahl, Zahl der Ausgabestellen, Anfahrt, Branding —, steht ausführlich unter was eine mobile Cocktailbar kostet.

Bindefrist: nach Vereinbarung, normalerweise 14 Tage, je nach Terminlage.

Die Bar vorher sehen

Im Konfigurator stellen Sie Modell, Oberfläche und Motiv zusammen und sehen die Vorschau sofort — teilbar als Link, damit Marketing und Geschäftsführung dasselbe Bild vor Augen haben.

Vorlauf beim Branding: Die bedruckte Barfront muss spätestens vier Wochen vor dem Termin angemeldet sein; dazwischen liegt eine Druckfreigabe am Bildschirm, die spätestens 14 Tage vor dem Termin erteilt sein muss. Gedruckte Artikel haben eigene Vorlaufzeiten. Inhalte für den Bildschirm brauchen nur wenige Tage.

Bei gebrandeten Artikeln fällt eine Entscheidung schon vor der Produktion, weil die Menge daran hängt: Werden sie zum Give-away — dann nehmen die Gäste sie mit, und wir sagen es ihnen an dem Abend deutlich —, oder gibt es eine Rücknahme, dann reinigen wir sie und lagern sie für den nächsten Einsatz ein.

Zum Konfigurator

diese Angaben machen die Anfrage rund

Checkliste für die Anfrage

Mit diesen Angaben können wir rechnen, ohne nachzufragen:

Datum und Zeitraum, inklusive der Uhrzeit, ab wann ausgeschenkt werden soll
Ort mit vollständiger Adresse, dazu Zufahrt, Stockwerk und Aufzugsmaß
Gästezahl, gern als Spanne
Anlass — eine Hochzeit läuft anders als eine Tagung
Getränkewunsch: Cocktails, Bier und Wein, alkoholfrei, Kaffee, Heißgetränke
Drinnen oder draußen, Untergrund, vorhandener Wetterschutz
Strom in der Nähe: ja, nein, unklar
Branding: Logo auf der Front, auf Bechern, auf dem Bildschirm
Programm: Teamformat, Fotobox, Musik, Technik
Budgetrahmen, falls Sie einen haben — freiwillig. Im Formular legen Sie dazu fest, ob wir ihn als Obergrenze oder als Anhaltspunkt lesen sollen

Was fehlt, fragen wir nach. Was Sie nicht wissen, lassen Sie weg — ein leeres Feld ist besser als eine Zahl, die später nicht stimmt.

Anfrage starten Fragen zur Planung? Anrufen: 0157 73448899